Яснодел
Определите, что считать дублем
Для списка клиентов дубль можно искать по ИНН или внутреннему идентификатору. Для платежей одного номера недостаточно: понадобятся дата, сумма и назначение. Для заказов повтор номера может быть нормальным, если каждая строка содержит отдельный товар.
Запишите правило словами. Например: «Повтором считаем строки с одинаковыми номером документа, датой и суммой». Это правило определяет, какие столбцы нужно проверять.
Сначала сохраните копию файла. Команда удаления дублей меняет данные, поэтому поиск и проверка должны идти раньше удаления.
Подсветите повторы без удаления строк
Для одного столбца выделите диапазон и откройте «Главная», «Условное форматирование», «Правила выделения ячеек», «Повторяющиеся значения». Excel отметит значения, которые встречаются больше одного раза.
Для составного правила добавьте вспомогательный столбец. Соедините нужные поля с разделителем или используйте СЧЁТЕСЛИМН. Например, проверка номера в A, даты в B и суммы в C может считать, сколько строк имеют такое же сочетание.
Инструкция Microsoft по поиску и удалению повторений тоже советует сначала выделить и просмотреть дубли. Это безопаснее немедленного удаления.
Проверьте пробелы, регистр и формат значений
Визуально одинаковые записи могут различаться скрытым пробелом, типом данных или символом. «ООО Ромашка» и «ООО Ромашка » выглядят одинаково, но сравниваются по-разному. Число 125 и текст «125» тоже могут дать неожиданный результат.
Для проверки создайте вспомогательные столбцы с очищенным текстом. Не заменяйте исходные значения, пока не убедитесь, что пробел или регистр действительно не несут смысла.
Если дубли появились после объединения выгрузок, добавьте столбец с названием источника. Он поможет понять, повторилась запись внутри одного файла или пришла из двух систем.
Разберите повторяющиеся группы
Отсортируйте таблицу по ключу и просмотрите группы повторов. Проверьте, совпадают ли остальные поля и какая строка должна остаться. Иногда записи нужно объединить, иногда одну исправить, а иногда сохранить обе.
Добавьте столбцы «Решение» и «Причина». Такая отметка полезнее цветовой заливки: её можно отфильтровать, проверить и передать ответственному.
Если строки нужно сравнить с другой выгрузкой, не удаляйте повторы до сверки. Сначала воспользуйтесь порядком из статьи о сравнении двух таблиц Excel.
Что спросить у Яснодела по найденным дублям
Выберите окно с несколькими повторяющимися строками и заголовками. Укажите правило дубля в самом вопросе. Не просите удалить строки: сначала нужен разбор различий.
Дубль определяется по номеру документа, дате и сумме. Сравни выделенные строки по остальным видимым полям и перечисли различия. Ничего не предлагай удалять автоматически.
Яснодел может помочь сформулировать правило и заметить отличие в видимом фрагменте. Он не проверяет строки вне выбранного окна и не знает, какая запись имеет юридический или бухгалтерский приоритет.
Два часа бесплатно